Banketi i konferencije

Tekst: Thomas Pavlović, Savath Hospitality Management

Organizovanje konferencija i banketa, Banketi i konferencijeuz smeštaj i dodatne sadržaje poput velnesa ili restorana, jedan je od stubova hotelskog poslovanja. Ova oblast je doživela najmanje promena u hotelijerstvu u poslednjih dvadeset-trideset godina. Za uspešno organizovanje konferencija i banketa prostor mora da bude multifunkcionalan, da bi mogao biti prilagođen različitom broju učesnika i njihovim potrebama. U najvećem broju slučajeva banketi i konferencije se održavaju u istom prostoru, ali su vremenski razdvojeni. Dok konferencije i predavanja imaju dnevni karakter, banketi (svečane večere, gala večere, kokteli...) se održavaju u večernjim časovima.

Konferencija je stroža poslovna forma koja traži preciznu organizaciju, ali i fleksibilnost hotelskog osoblja u slučaju promena u planu (kašnjenje učesnika, produžena diskusija, odlaganje pauze itd). U oblasti organizovanja konferencija najveće promene tiču se tehnologije. Svi se sećamo projektora, platna za projekciju, koje stoji na stalku sa tri noge. Danas je to davno napušteni koncept koji je mesto ustupio modernim LCD projektorima, kompjuterima; konferencije se odvijaju preko video linka gde se učesnici s različitih kontinenata informišu i polemišu u realnom vremenu. Simultano prevođenje nije organizovano uz stotine kablova, slušalice su male i dizajnirane tako da učesnicima pružaju maksimalan kvalitet i minimalno ih sputavaju. Podrazumeva se i da savremeni biznis hoteli imaju bežični internet veoma brzog protoka.

Osim u pogledu tehnike, konferencije se u drugim segmentima nisu mnogo promenile. I dalje su to skupovi (kongresi, predavanja, radionice, seminari...) na kojima ljudi od struke razmenjuju znanja i informacije.

U Banketi i konferencije 2ozbiljnim biznis hotelima čitava odeljenja posvećena su organizovanju konferencija i banketa i pružanju svih potrebnih servisnih informacija učesnicima, za sve vreme njihovog boravka u hotelu. Hotelsko osoblje treba da se pre početka svake konferencije maksimalno posveti moderatoru, treneru ili organizatoru, kako bi priprema bila što uspešnija. Tada se bira personal koji će pružati usluge u što kraćem roku – često se dešava da je potrebno da se dodatno iskopiraju dokumenta, prevede tekst, dodaju imena učesnika, predavača, odštampa dodatni program... Ključno je da je personal na “licu mesta”, tik uz salu ili prostor u kome se održava konferencija, i da se aktivno stara o učesnicima, kako bi blagovremeno odreagovao na zahteve. Organizacija takvog događaja počinje od prilaza samom objektu i obuhvata koordinaciju učesnika koji u velikom broju dolaze u kratkom roku, obezbeđivanje parking prostora i čitave infrastrukturne mreže, organizovanje prijema u samom objektu, osveženja za pridošle, prostor gde oni mogu da se susretnu i predahnu, za šta su potrebni odgovarajući uslovi: dovoljan prostor i optimalna temperatura. Sve ovo utiče na uspeh konferencije i u modernom hotelijerstvu predstavlja minimum standarda dobre usluge.

Hotelsko osoblje mora da prati unapred osmišljen scenario (raspored predavanja, pauza, odvojeni sastanci itd.), ali i da pokaže fleksibilnost jer se veoma često odstupi od satnice iz različitih razloga. Renomirani hotel mora “u hodu” da se prilagodi nastalim promenama, tako da učesnici imaju maksimalan komfor, a ne da ih sačeka na primer, hladna kafa ili osušeno pecivo ukoliko je pauza pomerena. Organizacija konferencija, kao i broj ljudi angažovanih u hotelu na konkretnom događaju, zavisi od broja učesnika, koji može da varira od tri do 300. Uobičajeni su sastanci od 12 do 16 učesnika, ali ukoliko kompanija slavi jubilej, pa su pozvani zaposleni i veliki broj poslovnih partnera, onda ih može biti i 1.500. U hotelima postoje posebna odeljenja koja se bave prodajom ovih usluga i organizacijom događaja, a broj angažovanog personala zavisi od samog događaja. Ponekad se angažuje dodatni broj saradnika kako bi konferencija protekla u najboljem redu.

Iako za učesnike predstavlja opušten i neformalan deo, banket takođe zahteva ozbiljnu pripremu od strane hotelskog osoblja. Bez obzira na to da li Banketi i konferencije 3je u pitanju prijem, koktel od sat-dva, velika godišnja proslava, dodela nagrada ili venčanje, stepen profesionalnosti mora da bude podjednak. Hotel bi trebalo da bude u stanju da obezbedi sve u skladu sa posebnim željama gosta po pitanju dekoracije, celokupnog ambijenta, zabave, menija. Sve zavisi od budžeta i želja samog gosta.

Važno je usaglasiti zahteve gosta, kako ne bi došlo do nesporazuma. Prvi kontakt počinje i-mejlom i zakazivanjem sastanka na kome personal hotela treba klijentu da pruži informacije i predoči sve mogućnosti organizacije željenog događaja. Na narednim sastancima konkretizuju se zadaci i u njima učestvuju sve stručne službe – od predstavnika kuhinje do saradnika tehničkog odeljenja.

U Banketi i konferencije 4nekim slučajevima hotelsko osoblje ima veoma malo vremena da pripremi događaj (nabavi šampanjac, spremi specifičan meni...). To su vanredne situacije, ali one daju pravu sliku o tome ko je profesionalac, a ko amater u hotelijerskom poslu.